5 RÈGLES D'OR POUR BIEN PRÉPARER SON DÉPART EN CONGÉ

Plus les vacances approchent, et plus vous avez la tête ailleurs. Pourtant, avant de partir, il est indispensable de bien s’organiser et d’anticiper son absence, au risque sinon de revenir surchargé de travail et de devenir très vite stressé. Découvrez nos conseils pour bien préparer son départ et partir en congé l’esprit léger.

1. Créer une to do list

Avant toute chose, faites une liste de toutes les tâches en cours et à venir, celles qui sont urgentes, celles qui peuvent être confiées à vos collègues pendant votre absence et celles qui peuvent attendre votre retour. 

Classez-les par ordre de hiérarchie, avec en haut de la liste les missions urgentes qui doivent être effectuées avant votre départ, ensuite les tâches plus petites qui vous prendront peu de temps à exécuter, et pour finir, les projets moins urgents que vous pouvez si besoin achever à votre retour, en gardant l’objectif de les réaliser avant votre départ.

Cela vous permettra d’avoir une vue d’ensemble et d’avoir les idées plus claires pour évaluer la charge de travail qui vous attend, mais aussi de différencier les tâches que vous devez réaliser avant votre départ de celles qui peuvent être déléguées. 

Pour vous aider, utilisez des outils de gestion de tâches comme Trello, Easynote ou Google Keep. Une fois toutes ces missions réalisées, vous pourrez enfin partir l’esprit léger et réellement déconnecter pendant vos vacances. Alors, n’attendez pas la dernière minute pour boucler les urgences !

2. Partager un planning de vacances

Dans un tableau partagé par toute l’équipe, enregistrer les congés de chacun va permettre à tous de s’y retrouver d’un coup d’œil et donc de mieux s’organiser. 

Quelques semaines, voire un mois ou deux avant les congés d’été, créez un tableau Excel des congés de l’équipe, par exemple sur Teams ou autre logiciel collaboratif. Cela vous aidera à déterminer à qui déléguer vos tâches avant de partir, qui pourra reprendre les urgences en votre absence et éviter d’être contacté alors que vous êtes à la plage. 

3. Prévenir ses collègues, prestataires et clients

Avant de partir, n’oubliez pas de communiquer à toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez, que ce soit vos collègues, managers, clients, prestataires ou autres, vos dates de congés. Tout le monde pourra ainsi s’organiser en conséquence. S’il le faut, repoussez les rendez-vous organisés pendant vos vacances.

Pensez aussi à créer un message automatique d’absence sur votre boîte mail pour informer les expéditeurs de votre absence, en indiquant la date de retour et la personne à contacter en cas d’urgence. 

Par exemple :

Bonjour,

Actuellement en congés et avec un accès restreint à mes mails, je ne manquerai pas de revenir vers vous dès mon retour le XX/XX/XXXX.

En cas d’urgence, merci de contacter Y au 01 XX XX XX XX ou par mail : nom@entreprise.fr. 

Cordialement, 

Prénom Nom

Si vous travaillez avec des collaborateurs, des clients ou des prestataires étrangers, vous pouvez ajouter un message en anglais :

Hi,

I’m out of the office with no email access. I will be returning (Date de retour).

For immediate assistance, please contact Y at : 01 XX XX XX XX or name@company.fr. 

Kind regards,

Prénom Nom

4. Organiser une réunion avec l’équipe

Une à deux semaines avant votre départ en congés et après avoir établi une to do list claire regroupant toutes vos missions, réunissez les personnes avec lesquelles vous travaillez (en visioconférence ou en présentiel). 

Ensemble, discutez des projets en cours et à venir et des priorités de chacun. Tout le monde saura de cette manière à quoi s’attendre pendant les absences des uns et des autres, quel est le rôle de chacun.

Cette réunion vous permettra de déterminer qui pourra reprendre certaines de vos tâches pour assurer la continuité de l’entreprise, et éventuellement celles qui vous seront déléguées pendant les vacances de vos collègues.

Si vous souhaitez confier certaines de vos tâches à un tiers, n’oubliez pas de lui laisser toutes les instructions nécessaires pour qu’il puisse s’en occuper en votre absence sans avoir à vous contacter. 

Dans un email, indiquez-lui la deadline du projet, éventuellement les coordonnées du client, du prestataire ou du collègue à contacter, transférez les documents ou emails dont il ou elle pourrait avoir besoin et listez toutes les tâches à effectuer. Pour éviter tout malentendu et vous assurer que tout est bien compris, parlez-en aussi de vive voix ensemble.

Par ailleurs, il est peut-être utile de laisser vos identifiants informatiques au collègue qui prend le relais en votre absence, et si vous le souhaitez, indiquez-lui le meilleur moyen de vous contacter en cas d’urgence. En revanche, n’oubliez pas votre droit à la déconnexion ! Partir en vacances est l’occasion de réellement se déconnecter du bureau.

5. Préparer son retour

Pour éviter de perdre le bénéfice des vacances dès le premier jour de la reprise à cause du stress, déterminez en amont les missions à réaliser en priorité à votre retour. Vous aurez peut-être encore la tête en vacances, alors ajoutez-les à votre to do list et votre planning prévisionnel en indiquant la deadline pour ne rien oublier. 

Si besoin, planifiez quelques réunions la première semaine de reprise pour faire le point sur les projets de l’équipe, en évitant de préférence de les organiser le jour de votre retour.

Aussi, avant de partir, rangez votre bureau et faites le tri dans votre boîte mail et vos dossiers. Il est bien plus agréable de retrouver un espace de travail propre et organisé. 

Pour finir, dans la mesure du possible, évitez de retourner au bureau dès le lendemain de votre retour : avant de reprendre le travail, mieux vaut se prévoir une journée ou deux pour se reposer et remettre les choses dans l’ordre. Rappelez-vous votre état de fatigue après vos dernières vacances : un temps d’adaptation est souvent nécessaire.