COMMENT MANAGER UNE ÉQUIPE HYBRIDE ? 

Avec l'épidémie de Coronavirus, les salariés qui le peuvent expérimentent le télétravail. Si certains sont déjà habitués à l'exercice, pour d'autres, ce changement d'habitude sans transition n'est pas toujours évident. Il en est de même pour leurs managers qui doivent désormais gérer leurs équipes à distance. Mais comment réussir à manager une équipe loin du bureau, alors que chacun est chez soi (et potentiellement sur une longue durée)? Voici nos conseils.

Faites le point sur la situation personnelle de chacun

Dans ce contexte unique et morose, nos habitudes professionnelles comme personnelles se retrouvent changées du jour au lendemain, parfois brutalement. Certains collaborateurs rencontrent éventuellement des difficultés pour se concentrer et travailler efficacement, pour diverses raisons. D’autres souffrent peut-être d’isolement ou d’anxiété.

Prenez donc le temps de faire le point avec chacun d’entre eux pour comprendre leur situation et discuter ensemble des solutions : ont-ils la garde de leurs enfants, vivent-ils seuls, rencontrent-ils des difficultés éventuelles (problème de connexion internet, maladie, etc.)?

Instaurez un cadre clair

Qui dit contexte différent dit nouvelle organisation. A vous donc d’établir de nouvelles règles et de les communiquer clairement à l’ensemble de votre équipe. Vous pouvez par exemple définir des plages de disponibilité, des horaires pour les pauses, instaurer un compte rendu, programmer une réunion quotidienne ou hebdomadaire avec toute l’équipe via vidéo, etc. Assurez-vous que vos collaborateurs connaissent et comprennent bien les nouvelles règles qui leur sont imposées.

Définissez ensemble les objectifs

Faites le point avec chacun de vos collaborateurs (de préférence par téléphone ou visioconférence) sur les missions en cours, définissez ensemble les nouveaux objectifs et les dossiers à prioriser. Individuellement comme collectivement, réfléchissez également à une éventuelle nouvelle répartition des tâches, lesquelles peuvent être effectuées à distance, et évaluez le temps nécessaire pour les effectuer.

Par ailleurs, la gestion par les résultats (ou management par objectifs), est particulièrement adéquate dans le cas du télétravail. Pour cela, mettez en place un suivi afin d’évaluer le travail du télétravailleur, en définissant au préalable les objectifs à atteindre, les critères d’évaluation et les

rendus que le salarié doit produire. Vous pouvez aussi instaurer l’envoi d’un compte rendu hebdomadaire.

Organisez régulièrement des rendez-vous d’équipe

Programmez un appel quotidien ou hebdomadaire avec toute votre équipe. Cette réunion virtuelle est l’occasion de faire le point sur la situation actuelle de l’entreprise et de leur annoncer d’éventuelles nouvelles directives mais elle sert aussi à connaître les inquiétudes ou questions de votre équipe. Profitez également de cet appel pour garder votre équipe motivée, par exemple en partageant les succès de chacun.

Par ailleurs, le mieux est d’organiser ces rendez-vous en visioconférence plutôt que par appel téléphonique, ceci afin d’humaniser la conversation et de maintenir une interaction en face-à-face (par exemple via Fuze ou WhatsApp).

Montrez que vous êtes disponible

La situation peut-être déstabilisante et la motivation de certains peut flancher, alors montrez à votre équipe que vous êtes disponible pour répondre à leurs questions et demandes éventuelles d’assistance. Rappelez-leur comment vous contacter si nécessaire.

Maintenez la cohésion d'équipe

Même éloignés, les membres de votre équipe continuent à interagir et à travailler ensemble. Cependant, les occasions de partager des discussions plus personnelles peuvent manquer (on peut penser par exemple aux pauses café ou déjeuner). Il est néanmoins important de continuer à parler d’autre chose que du travail.

Imaginez ensemble de nouvelles formes d’animation et de convivialité. Vous pouvez par exemple organiser par vidéo une pause-café ou un apéro virtuel avec les membres de votre équipe, proposer une séance de sport à distance en équipe pour garder la forme, créer un groupe WhatsApp pour discuter, envoyer des photos ou des blagues, etc.

Pour maintenir le lien avec vos équipes vous pouvez aussi mettre en place un rituel quotidien sur la messagerie instantanée où chacun peut dire bonjour en début de journée et bonne soirée avant de se déconnecter, comme vous l’auriez fait naturellement au bureau.

(Re)Motivez vos équipes

Jour après jour, et en particulier dans le contexte actuel particulièrement anxiogène, la motivation des télétravailleurs comme leur sentiment d'isolement peuvent se dégrader. Il est donc essentiel de veiller au bien-être et au moral de votre équipe en mettant en place diverses actions.

Pour booster leur moral, vous pouvez ainsi célébrer les succès de chacun, par exemple sur le groupe WhatsApp que vous aurez créé. Pour favoriser leur bien-être, encouragez-les à prendre

des pauses dans la journée et à garder un rythme de vie sain. En effet, il est important de le souligner : les télétravailleurs ont tendance à avoir du mal à déconnecter.

Enfin, maintenez le contact avec chaque membre de votre équipe et cela de façon régulière. Si vous notez une perte de motivation, une idée est de diversifier les missions ou de proposer de nouveaux challenges pour les redynamiser.