ONBOARDING : NE NÉGLIGEZ PAS L'INTÉGRATION DE VOS COLLABORATEURS

Vous vous apprêtez à accueillir une nouvelle recrue ? Les premiers mois sont la dernière phase du processus de recrutement et le moment privilégié pour mettre en avant les valeurs de votre entreprise. 

Pourtant, le candidat retenu doit être au cœur du processus de recrutement, surtout lorsque l’on sait que de nombreux profils sont en pénurie et donc très recherchés par les entreprises. Pour un recrutement réussi et pour éviter de perdre ses talents, il est primordial de prendre en considération les attentes des candidats, notamment en soignant le processus d’intégration dans l’entreprise. Voici nos conseils pour retenir vos nouveaux collaborateurs et pérenniser vos recrutements.

L’intégration, une phase essentielle du cycle de vie des salariés 

On peut tout d’abord se demander pourquoi une entreprise investirait dans la prise de poste d’un collaborateur alors qu’elle a déjà trouvé sa nouvelle recrue. Mais l’intégration répond à plusieurs besoins du salarié : lorsque celui-ci rejoint l’entreprise, il a besoin de connaître ses futurs collègues, découvrir les valeurs et la culture de la structure et être sensibilisé à ses coutumes dès les premiers jours. Si cela n’est pas fait, le collaborateur ne parviendra pas à développer un sentiment d’appartenance à son entreprise et sa nouvelle équipe. 

On peut parler d’intégration ratée lorsque les entreprises ne déploient pas de moyens pour accueillir leurs nouvelles recrues, promouvoir leur marque employeur et valoriser leur image. Ainsi, le collaborateur ne développe pas de sentiment d’appartenance, s’adapte difficilement à l’entreprise, ne parvient pas à être opérationnel rapidement, ni à partager l’histoire de l’entreprise, ses valeurs et sa stratégie. 

Quels sont les risques pour l’entreprise ? 

Selon l’étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte « Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success », 4 % des salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse. Une mauvaise intégration, c’est donc risquer de voir partir ce candidat que l’on avait pourtant sélectionné avec soin. Lorsque cela n’entraîne pas de démission prématurée, la conséquence peut être un manque de motivation et donc de productivité. 

Du reste, un salarié dont l’intégration aurait été négligée et qui quitterait l’entreprise volontairement ou contre son gré, partirait avec une mauvaise image de l’employeur et l’impact serait négatif pour les salariés restants.  

Côté finances, un recrutement raté coûte cher à l’entreprise. Une embauche représente un investissement important en argent et en temps pour l’entreprise. Le succès d’un recrutement est donc un enjeu majeur pour les Ressources Humaines. Sans compter qu’un recrutement raté entraîne des opportunités business perdues, une perte de motivation des équipes, une baisse de la productivité et une mauvaise image de l’entreprise auprès de ses parties prenantes. 

"Une mauvaise intégration, c’est donc risquer de voir partir ce candidat que l’on avait pourtant sélectionné avec soin."

Alors, quelles stratégies pour réussir l’intégration et l’accueil du nouveau salarié ?

Pour soigner l’intégration d’un collaborateur, il est nécessaire de préparer en amont son arrivée. Voici notre checklist et nos conseils pour bien l’accueillir :

Avant l’arrivée

Une fois le contrat signé, il est temps de préparer l’arrivée et l’intégration de la nouvelle recrue, et notamment son poste de travail :

• Matériel & informatique : vous pouvez commencer par commander le matériel dont la nouvelle recrue aura besoin, par un exemple un ordinateur, un clavier, une souris, un casque audio, certains logiciels, ses badges et un smartphone. Pensez aussi aux blocs-notes et stylos. Il faudra peut-être également configurer sa ligne téléphonique, sa messagerie, préparer ses identifiants et différents comptes informatiques, ajouter son adresse mail dans l’annuaire des employés et les listes de diffusion. Bref, tout ce dont le salarié aura besoin pour travailler dans de bonnes conditions. 
• Formations & évènements : vous pouvez déjà programmer les éventuelles formations aux outils internes et ajouter à son agenda les évènements de l’entreprise. La nouvelle recrue aura ainsi une vision plus précise du planning des premiers jours. 
• E-mail de bienvenue & livret d’accueil : vous pouvez lui envoyer un e-mail de bienvenue pour lui signifier que vous êtes très heureux de son arrivée dans l’entreprise. Rappelez dans ce mail où se rendre le premier jour et à quelle heure, résumez son planning et le matériel à amener le jour J. Vous pouvez joindre un livret d’accueil qui rassemble des informations pratiques (par ex : comment se connecter au réseau interne, les liens intranet et internet importants, etc.). 
• Informer l’équipe : annoncez l’arrivée de la nouvelle recrue et expliquez-leur quelle sera sa fonction. Vous pouvez programmer en amont des points avec les différents membres de l’équipe pour qu’ils expliquent chacun leur tour leurs tâches au nouveau collaborateur. Pourquoi aussi ne pas prévoir une carte de bienvenue signée par toute l’équipe ? 

Le Jour J

On le sait, la première impression compte. Il est donc crucial de soigner l’accueil du nouveau collaborateur le premier jour.

• Présentation de l’entreprise : le Jour J, présentez-lui l’entreprise, notamment ses missions, ses valeurs, ses produits et ses services. 
• Matériel et ressources utiles : remettez-lui également les éventuels badges et tickets restaurants, la liste des ressources et liens utiles avec les accès et présentez-les si nécessaire (intranet, annuaire des salariés, organigramme, logiciel de gestion de congés, groupes Teams, réseaux sociaux de l’entreprise, plan des bureaux, assistance informatique, etc.). 
• Visite de l’entreprise : prévoyez suffisamment de temps pour faire une visite de l’entreprise, montrer les différents services et départements, mais aussi les salles de pause et de réunion. Lors de la visite, présentez-le rapidement à tous les collègues. 
• Rencontre avec l’équipe : pour faire connaissance dans la bonne humeur, pensez à organiser un petit-déjeuner, déjeuner ou goûter avec toute l’équipe, avec pourquoi pas des activités ludiques pour briser la glace. Si le temps manque, vous pouvez programmer cette réunion un peu plus tard dans la semaine. Et si l’équipe travaille à domicile une partie de la semaine, choisissez de préférence un jour où vous êtes tous en présentiel.
• Kit de bienvenue : enfin, vous pouvez aussi faire bonne impression avec un kit de bienvenue comprenant par exemple un mug, une carte de bienvenue de la part de l’équipe, des goodies, etc.

Après une semaine

Les jours et les semaines qui suivent consistent à veiller à ce que la nouvelle recrue possède bien toutes les ressources et informations dont elle a besoin pour travailler efficacement. 

• Informations supplémentaires : partagez les informations que vous n’avez pas eues le temps de donner le jour J, par exemple, comment utiliser la photocopieuse, la politique d’achat et de fournitures, comment réserver des salles de réunion, etc. 
• Premières réunions : maintenant que le nouveau salarié a rencontré les membres de son équipe, il est temps d’assister aux premières réunions d’équipe et de programmer des rendez-vous avec les autres personnes avec lesquelles il sera amené à collaborer. 
• Feedback : une semaine après le premier jour de travail, faites le point avec le nouveau collaborateur : comment se passent ses premiers jours dans l’entreprise ? Qu’est-ce qui fonctionne, qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? Quelles sont ses difficultés éventuelles ? Dispose-t-il de tous les outils et ressources dont il a besoin ? A-t-il des questions sur son poste, ses missions, sur l’entreprise ? Il vaut mieux trouver des solutions aux éventuelles difficultés dès le début.

Répétez ces entretiens régulièrement durant toute la période d’essai pour vérifier qu’il dispose bien de toutes les informations, pour recueillir son ressenti et lui rappeler les objectifs à venir. Vous pouvez faire un autre point après la période d’essai pour vous assurer qu’il est bien intégré et est désormais à l’aise dans ses missions. 

Soigner l’intégration d’un collaborateur dans l’entreprise peut représenter un coût, mais les bénéfices sont nombreux. En prenant le temps de l’accompagner, de lui expliquer les valeurs et la culture de votre organisation et de répondre à toutes ses questions, ce dernier se sentira plus engagé, plus motivé, et donc plus performant. Et comme les salariés ont souvent pour habitude d’évoquer leurs bonnes expériences comme leurs mauvaises à leur entourage, une bonne intégration aura des répercussions positives sur votre marque employeur.