ONBOARDING : COMMENT RÉUSSIR LA PRISE DE POSTE D'UN NOUVEAU COLLABORATEUR ?

Réussir l’onboarding de vos nouveaux talents

Si l’onboarding est devenu un incontournable de l’univers professionnel, c’est que cet anglicisme désigne bien plus qu’une simple procédure administrative. C’est en effet un processus stratégique et méticuleux qui mérite la plus grande des attentions. Car en plus de permettre à un nouveau collaborateur de prendre ses marques dans ses fonctions, l’onboarding acte le début d’une relation entre le salarié et sa nouvelle entreprise.

Qui dit « relation », dit « première impression ». Et en ces termes, l’onboarding pourrait se résumer à l’adage : « la première impression est toujours la bonne ». Alors lorsqu’un candidat s’attèle à faire bonne impression tout au long du processus de recrutement, celui-ci s’attend à ce que son entreprise en fasse de même. Surtout lors de ses premiers instants dans sa nouvelle entreprise, où l’onboarding jouera le rôle d’entremetteur.

Onboarding : pourquoi est-il décisif ?

Si ce terme vous évoque la notion de voyage vers une destination lointaine et exaltante, vous avez tout compris ! Communément appelé « intégration » ou « prise de poste », l’onboarding en entreprise est un voyage professionnel ponctué d’étapes importantes à ne pas négliger pour pouvoir décoller et arriver à destination.

Bien au-delà des formalités administratives, l’onboarding désigne finalement la phase d’accueil et d’intégration d’un salarié au sein d’une entreprise. Un processus qui semble n’être qu’une formalité bien rodée mais qui, pourtant, sous-entend un processus RH travaillé à impact décisif sur le dévouement et la productivité des nouveaux arrivants.

En effet, l’enquête de CareerBuilder® indique que 93 % des employeurs considèrent qu’une bonne expérience d’intégration est un critère essentiel dans la décision d’une recrue de rester dans l’organisation. Côté candidat, près d’un employé sur dix avoue avoir déjà quitté son entreprise en raison d’une mauvaise expérience d’intégration.

Parcours d’intégration : le premier rempart contre le turn-over

Avec les phénomènes de « grande démission » et de « quiet quitting » apparus post-Covid en France, le monde du travail s’est vu ébranlé. La Dares exposait début 2022 un record historique du nombre de démissions en France avec près de 520 000 démissions par trimestre, dont 470 000 démissions de CDI. Ce taux vient d’ailleurs détrôner le précédent record de 2008 qui comptait 510 000 démissions, dont 400 000 de CDI. Des chiffres qui ont confronté les entreprises à un challenge majeur : la rétention des talents. Un nouveau défi qu’un onboarding structuré peut relever.

Onboarding : l’atout bien-être et productivité

Il n’est plus à prouver qu’un « salarié heureux est un salarié performant ». Mais qu’est-ce réellement qu’un salarié heureux ? Et ce, surtout en période d’onboarding ? En effet, un nouveau poste peut être synonyme d’excitation, de motivation mais également d’interrogations, ou de stress. Et quel meilleur remède qu’un onboarding aussi rassurant qu’instructif ! Car au-delà du fait de mettre la recrue à l’aise avec sa nouvelle structure et ses nouveaux collègues, le processus d’intégration est également l’étape clé qui présente les processus internes, les différents services et collaborateurs et les différents outils de travail au nouveau salarié.

Un enjeu crucial qui a pour objectif principal de permettre au nouveau salarié de devenir autonome dans ses fonctions le plus rapidement possible. QuickMS indique d’ailleurs que le temps de formation d’une nouvelle recrue peut jusqu’à doubler lorsqu’il n’existe pas de processus d’onboarding au sein d’une structure. De plus, les salariés dont l’intégration a été négligée sont plus susceptibles de quitter l’entreprise au cours de leur première année de service. En effet, selon une de nos enquêtes réalisées en avril 2022, 31 % des répondants avouent avoir déjà quitté leur entreprise au cours du premier mois suivant leur intégration.

Onboarding : un invité de choix pour votre marque employeur

Le processus d’intégration représente finalement le premier avis qu’un candidat peut se faire de sa nouvelle entreprise : mettre en corrélation l’identité de l’entreprise mise en avant pendant l’entretien d’embauche et la perception que se fait la nouvelle recrue de son nouvel environnement professionnel. La période d’intégration est donc l’occasion de laisser une impression positive aux nouvelles recrues qui seront alors susceptibles de partager cette expérience positive à leur entourage.

Des employés convaincus, épanouis et engagés dans leur environnement de travail se feront naturellement les porte-paroles de l’entreprise, permettant ainsi d’attirer plus de talents et de clients. A contrario, une mauvaise expérience collaborateur pourra également nuire fortement à la réputation d’une société et décourager les talents qui souhaiteraient tenter leur chance.

Les grandes étapes d’un onboarding réussi

Pour réussir l’intégration d’un salarié, il est tout d’abord important de savoir quand débute l’onboarding et quand celui-ci prend fin. Il est commun de penser que l’onboarding débute dès le premier jour de la nouvelle recrue. Pourtant, une intégration optimale doit débuter dès la fin du processus de recrutement. En effet, il peut s’écouler plusieurs jours, voire plusieurs semaines, entre le dernier contact avec l’entreprise et le premier jour de travail d’un collaborateur. Une période de transition pouvant laisser place à des interrogations, des doutes et pouvant parfois pousser un candidat à continuer sa recherche d’emploi.

Concernant la fin de la période d’onboarding, il est important de noter que cette période est un processus pouvant varier d’une entreprise à l’autre. Pour certaines la fin de l’onboarding peut correspondre au fait d’être opérationnel et autonome sur les missions du poste. Pour d’autres, cela est synonyme de maîtrise complète du poste et de montée en compétences.

Pré-onboarding : les prémices d’une relation pérenne

Le pré-onboarding ou pré-intégration correspond à la période qui s’écoule entre l’acceptation de l’offre d’emploi du salarié et sa prise de poste. Comme évoqué plus haut, plusieurs semaines peuvent parfois s’écouler. Et malgré la signature d’une promesse d’embauche, rien ne garantit que le nouvel employé se présentera le Jour J.

Pendant cette période, les entreprises s’exposent au risque de ghosting. Selon une étude d’Indeed réalisée aux Etats-Unis, 76 % des employeurs interrogés déclarent avoir déjà été « ghostés ». Côté candidat, 28 % d’entre eux indiquant avoir « ghosté » une entreprise en 2022 contre 18 % en 2019.

Il est donc essentiel de maintenir la communication pendant ce laps de temps en assurant un suivi par mail ou téléphone pour les formalités administratives, mais également en permettant au candidat de prendre contact avec ses futurs collègues pour d’avance nouer des liens. Il est finalement primordial de maintenir l’enthousiasme et la motivation de la nouvelle recrue en le préparant à sa prise de fonction pour l’aider à se sentir à l’aise vis-à-vis de ses fonctions et de son futur environnement professionnel.

Les actions de pré-onboarding à mettre en place

Voici une liste d’exemples d’actions à mettre en place pendant la période de pré-onboarding pour motiver et fidéliser le nouveau recruté.

1. Demander un retour sur le processus de recrutement

Obtenir un retour sur expérience du candidat sur le processus de recrutement avec quelques observations aidera l’entreprise à mettre à jour sa stratégie d’embauche. De plus, cela montrera au candidat que l’entreprise est encline à prendre en compte les avis de chacun et que celui-ci peut avoir un impact sur le processus de recrutement.

2. Faire remplir les documents administratifs en amont

En envoyant les formulaires et autres documents à remplir, l’entreprise s’assure de garder un échange avec le candidat. De plus, cela permet au service RH d’intégrer directement les informations dans le système de l’entreprise. Les documents à signer peuvent être : le contrat de travail, le règlement intérieur de l’entreprise ou encore les formulaires destinés à la mutuelle.

3. L’importance de l’email de bienvenue

Demander au futur manager d’envoyer un email de bienvenue avec les informations nécessaires à la prise de poste permet au collaborateur de pouvoir s’organiser et anticiper sa prise de fonction. Cet email peut contenir notamment l’adresse des bureaux, l’heure de rendez-vous, le déroulé de la première journée de prise de poste ou encore la tenue à adopter en entreprise ou les transports en commun les plus proches.

4. Communiquer en interne

Le pré-onboarding concerne également les équipes déjà en poste. Il est important d’informer les équipes de l’arrivée d’un nouveau collègue. Pour ce faire, il suffit d’envoyer un mail ou d’utiliser tout autre canal de communication pour impliquer les équipes dans l’intégration du nouveau venu.

5. Préparer le matériel et l’accès aux outils

Adresse mail professionnelle, identifiants employé ou encore préparation du matériel (ordinateur, carte d’accès, accès aux outils, guides d’intégration, etc.) constituent le premier bagage du nouvel arrivant. Il est donc important de lui fournir ces outils et documents dès son arrivée pour qu’il puisse prendre ses marques et devenir autonome le plus rapidement possible. Les documents à transmettre peuvent être : de la documentation sur l’entreprise et les futures missions ou encore des vidéos sur la culture d’entreprise.

6. Désigner un interlocuteur

Qu’il soit manager, mentor ou parrain, il est recommandé de nommer un interlocuteur que la nouvelle recrue pourra contacter en cas de besoin. Cette étape peut être mise en place en amont du premier jour en entreprise et peut se poursuivre jusqu’à la fin de la période d’onboarding.

Onboarding : l’arrivée en entreprise

Si une partie de l’intégration a d’ores et déjà été réalisée pendant le pré-onboarding, il reste cependant plusieurs tâches à effectuer. Notamment sur l’aspect intégration sociale au sein des équipes et la familiarisation avec l’entreprise.

Préparer le poste de travail

Pour une prise de poste optimale, il est nécessaire que la nouvelle recrue arrive dans un espace de travail accueillant, organisé et complet. Par exemple : il faut que l’ordinateur et les identifiants employé préparés soient mis à disposition du nouvel arrivant. Proposer de la documentation sur l’entreprise tel qu’un organigramme structurel ou un livret d’accueil permettent au nouveau collaborateur de se familiariser plus rapidement au fonctionnement de l’entreprise. D’autres éléments tels que quelques cadeaux seront également appréciés (crayon, carnet, mug aux couleurs de l’entreprise, etc.).

Formation sur les outils de travail

Le premier pas vers une prise de poste réussie comprend la maîtrise des outils de travail (Teams, Slack, Trello, Drive, etc.). Chaque outil pouvant varier d’une entreprise à l’autre, prévoir un temps d’explication permet de s’assurer que le nouveau salarié a accès à tous les supports et processus internes.

Réunion administrative

Même si les documents relatifs au contrat du salarié ont déjà été signés avant son intégration, prévoir un point administratif permet d’apporter plus de précisions telles que les congés, la politique de télétravail ou encore les tickets restaurant.

Visite des locaux

Faire visiter l’entreprise est le passage obligatoire de toute nouvelle recrue. Si cette excursion lui permet de se familiariser avec les locaux, c’est aussi l’occasion de rencontrer les personnes avec qui le nouveau collaborateur sera susceptible de travailler. C’est également l’occasion de lui expliquer les règles de sécurité et procédures à suivre en cas d’urgence.

L’importance du suivi

Si tout semble fonctionner à merveille dès les premières semaines de prise de poste, cela ne signifie pas que l’onboarding est pour autant terminé. En effet, l’idéal est d’assurer un suivi régulier du nouvel arrivant par le biais de son manager ou son mentor. L’occasion pour lui de poser des questions et donner son avis sur le processus d’intégration. Le manager, quant à lui, peut conseiller le nouveau collaborateur et lui faire part de ses attentes.

Prévoir un suivi régulier (en complément des entretiens « one to one » avec le manager) permet de s’assurer que le collaborateur s’adapte facilement à son nouvel environnement. Il sera ainsi plus facile d’identifier les potentiels points d’amélioration ou problèmes et de trouver une solution adéquate. En termes de temporalité, les points liés à l’intégration peuvent être établis de cette manière :

• Point d’1 mois
• Point de 3 mois
• Point de 6 mois
• Point d’évaluation de mi-parcours

Une communication constante

Bien sûr, un onboarding salarié peut évoluer dans le temps et varier d’une entreprise à l’autre. De manière générale, pour réussir l’intégration d’un nouveau salarié, il est crucial d’opter pour un onboarding structuré tout en laissant le temps à la nouvelle recrue de prendre ses marques. Cette réussite passe surtout par la communication et des feedbacks réguliers qui offriront du confort et surtout de la confiance au nouveau salarié qui, une fois cette période passée, sera capable de voler de ses propres ailes.